Το Σύστημα του Visitor Management αφορά τους επισκέπτες, διευκολύνοντας και αρχειοθετώντας την διαδικασία υποδοχής και αναγνώρισης του επισκέπτη.

Μέσα από το Σύστημα, οι αρμόδιοι αποστέλλουν μια πρόσκληση στον επισκέπτη με email, η οποία περιλαμβάνει πληροφορίες για την ημερομηνία και ώρα προσέλευσης, ποιος καλεί ποιόν κτλ. καθώς και γενικές πληροφορίες οι οποίες αφορούν τις εγκαταστάσεις (κανονισμοί λειτουργίας, τοποθεσία στον χάρτη, ο τρόπος προσέγγισης και εισόδου στους χώρους στάθμευσης, κτλ.).

Με την πρόσκληση αυτή, ο επισκέπτης:

• εάν προσέρχεται με ΙΧ και του έχει εκχωρηθεί θέση στάθμευσης, θα μπορέσει να έχει πρόσβαση στους χώρους στάθμευσης αφού πρώτα κάνει ως πεζός το Check IN.
• εάν προσέρχεται πεζός στην υποδοχή θα γίνει η αναγνώριση του check IN.

Ο υπεύθυνος της ασφάλειας των εγκαταστάσεων καθώς και οι χειριστές στο Control Room να έχουν στον πλήρη έλεγχο έχοντας την πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο:

1) Τον αριθμό του συνόλου των επισκεπτών

2) Τον αριθμό των επισκεπτών που αναμένονται

3) Τον αριθμό των ήδη αφιχθέντων επισκεπτών

4) Τον αριθμό των επισκεπτών που έχουν αποχωρήσει

5) Τον αριθμό των επισκεπτών, οι οποίοι έχουν καθυστερήσει σε σχέση με την προγραμματισμένη ώρα άφιξης τους

6) Τον αριθμό των επισκεπτών, οι οποίοι παραμένουν στις εγκαταστάσεις πέραν του χρονικού διαστήματος που έχει καθοριστεί στην πρόσκληση.